Gestión Documental

Organización, gestión, digitalización y custodia de documentos, implantación de la e-factura…

Son medidas que suponen un incremento de liquidez en la empresa, dado que se produce un significativo ahorro económico y de tiempo.

Objetivos Gestión Documental

Poder dotar a la empresa de un servicio de organización, gestión y digitalización de documentos, con claros beneficios en ahorro de costes. Cualquiera que sea el tamaño de su empresa, ahorrará alrededor de un 30% mediante:

• digitalización de todos los documentos de la empresa
• implantación de la e-factura
• medidas de organización de archivos, seguridad y control de acceso de los empleados al archivo digitalizado
• almacén virtual en servidores
• back-up on line

No más acumulación de archivadores y papel en la oficina ni dificultades de localización de la información, no gastos de almacenamiento físico externo y reducción drástica del gasto en papelería.

Otras ventajas de la implantación de un sistema de gestión documental y e-factura:

e-factura

El uso de la e-factura transmite una inequívoca distinción a la empresa.

Nuestra empresa envía invitaciones a sus clientes y proveedores y/o potenciales clientes para que se unan al sistema de e-factura, con lo cual estamos promoviendo el paulatino abandono de los sistemas de facturación basados en el papel, con la consiguiente y no menos importante contribución ecológica.

Cuando hacemos esto, al mismo tiempo y sin darnos cuenta estamos promocionando nuestra empresa o marca como promotores de innovación.

Cuando muchos de nuestros clientes y proveedores hayan adoptado el sistema de facturación electrónica o e-factura,

• Las operaciones se agilizarán considerablemente, con lo que nuestra imagen/credibilidad se verán beneficiadas a corto plazo.
• Reduciremos nuestros costes salariales porque se reducirá la manipulación del soporte papel y por tanto el tiempo de jornada laboral. No habrá desplazamientos constantes de los trabajadores a los lugares de archivo.
• Los espacios que antes utilizábamos para archivar las facturas se reducirán y podremos destinarlos a otros menesteres, y el ahorro económico será mayor si tuviéramos externalizada la custodia de nuestros archivos físicos, pues ya NO habrá necesidad de contratar estos servicios. Tendremos un archivo remoto digital con capacidad ilimitada por un coste que resulta incomparablemente inferior tras adoptar todas las medidas de gestión documental aconsejadas.

Por no hablar de la disminución del gasto en papel e impresión.